ancoma.net Dienstleister
Die umfassende Gesamtlösung für Dienstleistungsbetriebe
ancoma.net Mandat Dienstleister enthält den kompletten Funktionsumfang von ancoma.net Office, erweitert um eine ausgefeilte Projekt- und Leistungsverwaltung samt Budgetierung und Fakturierung für Dienstleistungsbetriebe jeder Art. Damit wird ancoma.net zur professionellen Gesamtlösung für Ihr spezielles Fachgebiet. Die integrierten Funktionen dieser Software sichern Ihnen zusätzlich einen direkten, einfachen und schnellen Zugriff auf alle gespeicherten Daten und bewirken eine enorme Zeitersparnis bei Ihren Routinearbeiten.
Mandatsverwaltung
Als Mandate gelten alle für Ihren Dienstleistungsbetrieb definierbaren Geschäftsfälle, deren Daten Sie verwalten wollen – seien dies Aufträge, Projekte, Verträge, Kurse, interne Leistungen, Mitglieder oder Abonnements. Für die Bearbeitung der Mandate können Sie für jeden Geschäftsfall das weitere Vorgehen selbst definieren. Nebst einer detaillierten Beschreibung des Vorgangs können Sie diesem alle Adressen, Aktivitäten und Pendenzen zuweisen, die damit in Zusammenhang stehen. Sind im WinWord oder einem anderen Standardprogramm Vorlagen wie Verträge, Konzepte, Kursunterlagen o.ä. gespeichert, welche für Aufträge, Projekte etc. verwendet werden sollen, können diese mandatsbezogen verknüpft, angepasst und gespeichert werden. Ein einmaliges Erfassen der Stammdaten genügt, denn über leichtverständliche Dialogboxen schafft ancoma.net direkte Verbindungen zwischen Mandats-, Adress- und Aktivitäten-Verwaltung sowie zur Leistungserfassung, Fakturierung und Debitorenbuchhaltung. So können nicht nur Verknüpfungen, z.B. zwischen einem Projekt und der Adresse des Auftraggebers, sondern auch zu Lieferanten, Bankverbindungen, Beratern usw. hergestellt werden. Die so gespeicherten Informationen lassen sich über Suchbegriffe leicht und schnell wiederfinden. Als Suchbegriff können die Mandatsnummer, die Adresse, der Name, der verantwortliche Sachbearbeiter oder auch Wortfragmente (z.B. aus zum Projekt gespeicherten Bemerkungen) verwendet werden. Für Daten, die nur von bestimmten Mitarbeitern eingesehen werden sollen, kann der Zugriff eingeschränkt werden.
Erweiterte Leistungsverwaltung
Nebst den gängigen Funktionen von ancoma.net Office, wie das Erfassen und Bearbeiten von Leistungen, bietet Mandat Dienstleister durch Verbindung mit dem Fakturiersystem laufend eine Übersicht über Aufwand und Ertrag. Es ist nicht nur möglich, individuelle Leistungen zu verwalten, sondern auch zyklisch anfallende Honorare oder Ratenzahlungen usw. automatisch zu fakturieren. Die Leistungstypen können nach eigenen Bedürfnissen selbst definiert, gruppiert und angepasst werden. Sie bestimmen selbst, welche Leistungen verrechenbar sind und welche nicht, welcher Mitarbeiter mit welchem Stundenansatz welche Tätigkeit ausführt, welcher Betrag pro Kilometer verrechnet werden kann, etc. Die einzigartige Proformarechnungs-Bearbeitung versetzt Sie in die Lage, zu jedem Projekt jederzeit einen Fakturavorschlag aufzurufen, der entsprechend dem Stand der Bearbeitung laufend aktualisiert wird. Diesen Vorschlag können Sie vor der definitiven Rechnungsstellung online sowohl in Bezug auf die Darstellung als auch betragsmässig Ihren Vorstellungen anpassen. Für die Kontrolle finden Sie alle relevanten Details wie Datum, Erbringer, Umfang, etc. zu jeder Leistung in tabellarischer Form und nach Ihren Wünschen gruppiert. Dies ermöglicht die einfache Ermittlung des durchschnittlichen Stundensatzes oder die zeitliche oder betragsmässige Kumulierung der Leistungen pro Sachbearbeiter. Ebenso können alle Leistungen nach verschiedenen Kriterien aufbereitet und am Bildschirm angezeigt oder als Listen ausgedruckt werden.
Budgetierung/Statistik
Für die effiziente Kostenüberwachung kann ein Budget vorgegeben werden, wahlweise pauschal oder bezogen auf jeden mit dem Projekt befassten Sachbearbeiter. Dies nach Bedarf in Stunden oder Beträgen. Für periodische Auswertungen und Statistiken sind zahlreiche Druckreports generiert.
Fakturierung
Individuelle Rechnungen können Sie direkt in der Leistungsverwaltung erstellen und nach verschiedenen Gesichtspunkten anpassen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Fakturierung von Leistungen durch den Status «Warten» aufzuschieben. Die Funktion Massenfakturierung hingegen rationalisiert die zyklische Verrechnung von Pauschalhonoraren, Ratenzahlungen, usw. Die aufwendigen wiederkehrenden Vorbereitungsarbeiten periodischer Belastungen entfallen – und damit auch eine grosse Fehlerquote. Definierte Faktura-Anstoss-Termine erzeugen einen Fakturavorschlag, der auf einfache Weise aktualisiert und geändert werden kann. Die Verknüpfung von Fakturierung und Debitorenbuchhaltung ermöglicht Ihnen, jederzeit sowohl die aufgelaufenen Kosten als auch die offenen und die bezahlten Rechnungen jedes Projekts in übersichtlicher Form einzusehen. Dies verschafft Ihnen einen Überblick über die erbrachten verrechenbaren und nicht verrechenbaren Leistungen. Für den Output können verschiedene, auch selbst gestaltete Faktura-Vorlagen, verwendet und Beilagen wie Begleitbriefe, detaillierte Leistungsaufstellungen oder Couverts erstellt werden. Selbstverständlich sind alle Aspekte der für Sie zutreffenden Mehrwertsteuer-Abrechnung im Fakturiersystem berücksichtigt. Die verbuchten Fakturen sind automatisch in der Debitorenbuchhaltung erfasst. Für erweiterte Bedürfnisse im Bereich Finanz-Informationssystem sind Schnittstellen zu der Kostenstellen-Rechnung und den Provisionierungssystemen von ancoma.net realisiert.
Benutzerkomfort
Einstellungen wie Vorgabewerte der Suchfelder, Reihenfolge und Breite der Tabellenspalten oder Position und Grösse der Fenster können individuell verändert und anwenderbezogen gespeichert werden. So kann jeder Mitarbeiter seine persönliche Oberfläche gestalten. Selbstverständlich können diese Einstellungen auch dem Firmenstandard entsprechend eingestellt und als Vorlage gespeichert werden. Ausgewählte Datensätze können mittels weniger Mausklicks in eine Excel-Tabelle übernommen und dort für eine Statistik weiterbearbeitet werden.
Datenschutz/Sicherheit
Ein übergeordneter Systembetreuer stellt jedem Benutzer in einer Toolbar diejenigen Funktionen der Applikation zur Verfügung, die er für seine Arbeit benötigt. Befehle, zu deren Anwendung ein Mitarbeiter nicht berechtigt ist, werden auf dessen persönlicher Arbeitsoberfläche nicht angezeigt oder sind inaktiv. Dadurch ist absoluter Datenschutz gewährleistet. Ausserdem ist es mit der Berechtigung auf Datensatzebene möglich sensible Daten nur den berechtigten Personen zugänglich zu machen.
Zur grösstmöglichen Vermeidung von Fehleingaben dienen umfangreiche Plausibilitätskontrollen sowie Informationshilfen, die auch bei der Bearbeitung seltener Geschäftsfälle jeden Anwender von Schritt zu Schritt führen.
Technologie/Integrationsfähigkeit
Technologisch auf dem neusten Stand - ancoma. net ist durchgängig mit Microsoft Technologien entwickelt. Als Relationale Datenbank kommt Microsoft SQL Server zum Einsatz. In ancoma.net wurde die Sicherheit gegenüber der Vorgängerversion deutlich erhöht. Die Verbindung zu Datenbank wird integriert mit dem Windows Benutzer hergestellt. Dies ermöglicht mit ancoma.net integrierte Gesamtlösungen herzustellen. Zudem erlaubt ancoma.net die Integration in eine Public Key Infrastruktur. ancoma.net und ist kombinierbar mit Standard Microsoft Produkten wie Sharepoint oder SQL Server Reporting Services.