ancoma.net Office
Die kontaktfreudige und effiziente Informationsverwaltung
ancoma.net Office enthält den kompletten Funktionsumfang der Einstiegslösung Basis wie das professionelle Adress- und Kontaktmanagement und die integrierte Know-How-Datenbank. Selbstverständlich bietet auch ancoma.net Office Schnittstellen zu allen Microsoft Produkten und anderer Standardsoftware. Ergänzt wird das Modul Office um die Funktionen Leistungs-, Aktivitäten-, Mandats- und Mitarbeiterverwaltung.
Mandats- und Budgetverwaltung
Die einfache Mandatsverwaltung, verknüpft mit der Adressvewaltung bietet eine Übersicht aller relevanten Daten eines Mandates. Bei der Eingabe eines neuen Mandates wird nebst dem zuständigen Sachbearbeiter – falls bekannt – auch ein vordefiniertes Budget eingegeben, welches für Kontrollfunktionen sehr hilfreich sein kann. Bei der Leistungserfassung werden die Leistungen direkt aufkummuliert. Auf diese Weise ist jederzeit ersichtlich, wieviel Leistungen zur Erreichung des Gesamtbudgets noch erbracht werden können. Mit dieser Option haben Sie Ihr Budget und Ihre Leistungen voll im Griff, wodurch ein kostenbewusstes Arbeiten gefördert wird.
Leistungserfassung und -verwaltung
Mit der Leistungsverwaltung von ancoma.net schaffen Sie Transparenz aller anfallenden und erbrachten Leistungen im Zusammenhang mit Ihren Geschäftsvorgängen. Sie ermöglicht Ihnen einzelne Leistungen wie Honorare oder allgemeine Auslagen für Steuern, Vorschüsse, interne Verrechnungen und Gebühren aller Art zu erfassen. Die Leistungsarten können nach eigenen Bedürfnissen selbst definiert und bearbeitet werden. Sie bestimmen selbst, welche Leistungen verrechenbar sind und welche nicht, welcher Mitarbeiter mit welchem Stundenansatz welche Tätigkeit ausführt, welcher Betrag pro Kilometer verrechnet werden kann, etc. In der Gesamtübersicht der Leistungsverwaltung sehen Sie nicht nur, wer die Leistungen erbracht hat, sondern auch Datum, Umfang und weitere Details. Diese Möglichkeiten bieten Ihnen die Grundlage für eine detaillierte Leistungsstatistik pro Mandat und pro Mitarbeiter.
Leistungsrapport
Auf einfache Art und Weise kann pro Mitarbeiter ein übersichtlicher Spesen und Stundenrapport eingesehen und/oder ausgedruckt werden, auf dem das Leistungstotal und die Präsenzzeit ersichtlich ist.
Fakturierung
Zusammen mit einer klar strukturierten Matrix der Leistungsgruppen und -typen können Sie die Leistungen aller Mandate einzeln fakturieren.
Aktivitätenverwaltung
In der Aktivitätenverwaltung von ancoma.net können adress- oder mandatsbezogen Termine und Aktivitäten jeder Art erfasst und mutiert werden. Aktivitäten, welche von mehreren Mitarbeitern ausgeführt werden müssen, können zentral erfasst, den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet und mit unterschiedlichen Prioritäten versehen werden. Ruft ein Mitarbeiter seine Aktivitäten-/Pendenzenliste auf, sieht er in übersichtlicher Form alle ihm zugeordneten und zu erledigenden Tätigkeiten. Sind diese einmal erledigt, werden sie automatisch in der Datenbank als Historie abgelegt und können jederzeit wieder eingesehen oder reaktiviert werden. Somit haben Sie sämtliche Geschäftskontakte übersichtlich dokumentiert und abgelegt.
Wiederkehrende Termine
Sind Sie darauf angewiesen, wiederkehrende Termine oder fixe Zyklen festzulegen, bietet ancoma.net auch in dieser Hinsicht optimale Unterstützung. Einmal festgelegte Aktivitätsdaten werden von ancoma.net automatisch in die Pendenzenliste kopiert, welche nach Tag, Woche, Monat oder Jahr aufgerufen werden kann. Auch diese Funktionen können zentral, gruppenweise oder individuell jedem einzelnen Mitarbeiter zugeteilt werden. Zudem können bei der Kontrolle wahlweise die Aktivitäten aller oder nur bestimmter Mitarbeiter im Zusammenhang mit einzelnen, mehreren oder sogar allen Mandaten in Listenform aufgerufen und wenn notwendig bearbeitet werden. ancoma.net verwaltet für Sie alle Fristen, Aktivitäten und Pendenzen in übersichtlicher Form und unterstützt Sie so jederzeit auf sehr effiziente Art und Weise.
Schnittstellen
Auch bei ancoma.net Office sind flexible Schnittstellen zur Erleichterung und Effizienzsteigerung täglicher Geschäftsabläufe eine Selbstverständlichkeit. Zwischen ancoma.net Office und Windows-Standardanwendungen wie Word können unter anderem via Office-Schnittstelle Daten ausgetauscht werden – beispielsweise zum Drucken von Serienbriefen. Auch weitere Produkte wie Kalender,Tabellenkalkulation, andere Textverarbeitungen, Mail- Systeme, Fax- und Pager-Lösungen sind über die Office-Schnittstelle mit ancoma.net problemlos kombinierbar. Praktisch und zeitsparend ist die Telefonwahl per Mausklick mit Hilfe eines zusätzlich erhältlichen Dialers und des elektronischen Telefonbuches TwixTel. Die darin erfassten Adressen können direkt mit der Adressverwaltung von ancoma.net Office verknüpft werden.
Benutzerkomfort
Einstellungen wie Vorgabewerte der Suchfelder, Reihenfolge und Breite der Tabellenspalten oder Position und Grösse der Fenster können individuell verändert und anwenderbezogen gespeichert werden. So kann jeder Mitarbeiter seine persönliche Oberfläche gestalten. Selbstverständlich können diese Einstellungen auch dem Firmenstandard entsprechend eingestellt und als Vorlage gespeichert werden. Ausgewählte Datensätze können mittels weniger Mausklicks in eine Excel-Tabelle übernommen und dort z.B. für eine Statistik weiterbearbeitet werden.
Datenschutz/Sicherheit
Der Zugriff auf die Funktionen von ancoma.net erfolgt über ein bequemes Menüsystem, das für jeden Benutzer individuell gestaltet werden kann. Das Hauptmenü in Form einer Toolbar stellt jedem Benutzer genau diejenigen Funktionen zur Wahl, auf die er Zugriff haben soll und muss. Ausserdem ist es mit der Berechtigung auf Datensatzebene möglich sensible Daten nur den berechtigten Personen zugänglich zu machen.
Technologie/Integrationsfähigkeit
Technologisch auf dem neusten Stand - ancoma. net ist durchgängig mit Microsoft Technologien entwickelt. Als Relationale Datenbank kommt Microsoft SQL Server zum Einsatz. In ancoma.net wurde die Sicherheit gegenüber der Vorgängerversion deutlich erhöht. Die Verbindung zu Datenbank wird integriert mit dem Windows Benutzer hergestellt. Dies ermöglicht mit ancoma.net integrierte Gesamtlösungen herzustellen. Zudem erlaubt ancoma.net die Integration in eine Public Key Infrastruktur. ancoma.net und ist kombinierbar mit Standard Microsoft Produkten wie Sharepoint oder SQL Server Reporting Services.